Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit dem kommunalen Sitzungsdienst
(Stadtrat, Ausschüsse, Ortschaftsräte)
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenerhebung ist die Stadt Aken (Elbe), vertreten durch den Bürgermeister, Markt 11, 06385 Aken (Elbe), Tel. (034909) 803, E-Mail: info@aken.de.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Stadt Aken (Elbe), Markt 11, 06385 Aken (Elbe),
E-Mail: datenschutz@aken.de, Tel.: (034909) 80 413, Fax: (034909) 80 412
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Wahrnehmung der Arbeit des kommunalen Sitzungsdienstes (Stadt- und Ortschaftsräte sowie die sonstige Gremienarbeit der Stadt Aken (Elbe)) nach den kommunalrechtlichen Vorschriften des Landes Sachsen-Anhalt, insbesondere dem KVG LSA und der Hauptsatzung der Stadt Aken (Elbe).
Die Daten werden dafür erhoben, um Sitzungen der Gremien vorzubereiten, für Sitzungen einzuladen, die Sitzungen ordnungsgemäß durchzuführen und Beschlüsse vollziehen zu können. Die Daten werden zudem erhoben, um weiteren gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden (z. B. Zahlung von Aufwandsentschädigungen).
Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Der kommunale Sitzungsdienst verarbeitet im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenwahrnehmung folgende Daten:
Familienname, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, akadem. Grad, Geburtsdatum, Partei- oder Fraktionszugehörigkeit, Kontodaten
Zugriffsberechtigt auf die Niederschriften des Stadtrates sind alle Ämter, die einen Zugang zu dem Sitzungsdienstprogramm haben. Weiterhin besteht ein öffentliches Einsichtsrecht in die Niederschriften (öffentlicher Teil) gemäß § 58 Abs. 3 KVG LSA.
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt unsererseits nicht.
Im Übrigen werden Ihre Daten nur dann weitergegeben, wenn hierzu eine rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie dazu eingewilligt haben.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden auf Grundlage von gesetzlichen (ArchG, GemKVO) und verwaltungsinternen Verjährungs- bzw. Aufbewahrungsfristen solange verarbeitet, wie dies für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist und ggf. archiviert.
Betroffenenrechte
Nach der EU- DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 EU- DSGVO), sowie diese berichtigen zu lassen (Art. 16 EU- DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 EU- DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Aken (Elbe), ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragten für Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstr. 9, 39104 Magdeburg, Tel. 0391 81803-0, Fax 0391 81803-33, E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, ist diese stets zukunftswirksam widerruflich.
Pflicht zur Angabe von Daten
Ohne die Bereitstellung der personenbezogenen Daten kann die Aufgabe der Rats- und Gremienarbeit nicht ordnungsgemäß erfüllt werden.
Abkürzungsverzeichnis:
DSGVO - Datenschutzgrundverordnung
KVG LSA - Kommunalverfassungsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt
ArchG LSA - Archivgesetz Sachsen-Anhalt
GemKVO LSA - Gemeindekassenverordnung Land Sachsen-Anhalt
